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Travailler au Département du Lot
Gestionnaire référent courrier et assemblées (H/F)

Le Département du Lot recrute par voie statutaire ou à défaut contractuelle (H/F) le gestionnaire référent courrier et assemblées - Catégorie B (filière administrative).

Mission : Sous l’impulsion et la responsabilité du directeur adjoint des Affaires générales, vous assurez le fonctionnement de l'activité courrier du Département. Vous êtes en appui administratif de la mission assemblées et vie institutionnelle dans la préparation et le suivi des instances délibératives. Vous assurez le suivi des désignations des représentants du Département et du président au sein des instances où la collectivité est représentée. Vous suivez, mettez à jour et diffusez des informations et documents à portée institutionnelle intéressant l'ensemble des services ou les élus. Vous veillez au bon fonctionnement du dispositif d’astreinte. Vous procédez à une relecture des parapheurs à viser par la direction générale adjointe Secrétariat général et Appui aux territoires.

Activités :

  • Piloter le fonctionnement de l’activité courrier          

Veiller au bon fonctionnement de l’activité courrier (supervision du tri des documents entrants y compris courrier réservé du DGS, contrôle des enveloppes non ouvertes, traitement des anomalies et réexpédition, vérification des navettes externes et internes et des retours navettes)          

Assurer de manière occasionnelle le remplacement de l'agent en charge du tri et de la navette  

Assurer le traitement des boîtes mail « Département du Lot » et « Direction générale » 

Conseiller les services sur toute demande de réception ou expédition de courrier         

Organiser les navettes externes en tenant compte des déménagements de service

Identifier les marges de progression et proposer des améliorations sur l'activité courrier           

Suivre les relations avec La Poste

Participer aux échanges de bonnes pratiques professionnelles 

                                                                                                                                            

  • Participer à la préparation et la tenue des instances délibératives    

Participer aux séances du conseil départemental et de la commission permanente

Editer les ordres du jour          

Assurer la relecture des rapports et délibérations et pointer les corrections à apporter  

Prendre le relai du coordinateur sur l'ensemble des tâches "assemblées" dans une perspective de continuité de service

 

  • Assurer le suivi des désignations des représentants du Département et du président au sein des instances

Collecter les informations, préparer les rapports et délibérations et diffuser les informations actualisées (élus, organismes, services)         

Procéder, préalablement à chaque renouvellement de l'assemblée départementale, à une mise à plat de toutes les instances où le Département est représenté (commissions, conseils d'administration, assemblées générales, comités syndicaux des différents organismes partenaires)       

                                                                                                                                            

  • Suivre, mettre à jour et diffuser des informations et documents institutionnels       

Assurer le suivi des périmètres et compétences des intercommunalités et le suivi des créations de communes nouvelles           

Reporter les données du recensement annuel dans les différentes cartes, listes, tableaux à mettre à disposition de la collectivité       

Collecter les informations pour la mise à jour de la base administrative (fichier Kolok des personnalités)          

                                                                                                                                            

  • Veiller au bon fonctionnement du dispositif d’astreinte        

Assurer la mise à jour du contenu des classeurs d’astreinte (informatique et exemplaires papier)          

Collecter les données et envoyer le mail hebdomadaire aux directeurs d’astreinte

Assurer les sessions d’information des directeurs d’astreinte nouvellement nommés     

Assurer le suivi des interventions (relai avec les directions dans les questionnements, bilan annuel)      

                                                                                                                                            

  • Participer à la gestion administrative de la direction 

Assurer la relecture de documents divers produits par la direction générale (y compris service Communication)

Procéder à une relecture des parapheurs à viser par la DGA SGAT       

Recueillir, analyser et exploiter les informations du domaine d’activité pour alimenter les rapports d’activité, bilans et projets de service       

                                                                                                                                            

                                   

Compétences professionnelles et techniques attendues :

Connaissances en droit administratif et droit des collectivités locales

Connaissances en bureautique : Word, Excel, Powerpoint, Outlook

Connaissance des applications métier : Gdélibération

Connaissance des règles de syntaxe, de grammaire, d’orthographe et du vocabulaire professionnel du service                                                                                                                                  

Connaissance des techniques de classement et d'archivage     

Connaissance des méthodes et outils du management par projet

Capacité à organiser, maîtriser la gestion du temps et prioriser les activités      

Capacité à conduire une réunion

Capacités d’analyse, de synthèse et rédactionnelle

 

Qualités individuelles :

Intérêt pour le partage et la transmission d'informations           

Aptitude à travailler en équipe  

Autonomie                                                                                                                            

Rigueur

                                                                                                                                

Résidence administrative : Cahors

 

Pour tout renseignement, contacter Didier DENIS, directeur adjoint Affaires générales, au 05 65 53 43 30

 

Merci d’adresser votre candidature (CV + lettre de motivation + dernier arrêté de situation administrative + 3 dernières évaluations) avant le 9 septembre 2019 à :

 

Monsieur le Président du Département du Lot,

DRH - avenue de l’Europe - Regourd

BP 291 - 46005 CAHORS CEDEX 9

Mel : drh@lot.fr