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Travailler au Département du Lot
Secrétaire du pôle gérontologie et handicap (H/F)

Le Département du Lot recrute par voie statutaire un(e) secrétaire du pôle gérontologie et handicap (H/F) - Catégorie C, filière administrative

Quotite de travail : 100 % ; Résidence administrative : Cahors

Mission : Assiste le chef du pôle dans l'exercice de ses fonctions en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'accueil et de suivi de dossiers. Réalise les tâches administratives de secrétariat et collabore à l'organisation générale du pôle. Assure un travail partagé et polyvalent avec les autres secrétaires du pôle.

 

Activités :

Participer à l'organisation générale du pôle

Gérer l'agenda du responsable (réunions, prises et suivi des rendez-vous)

Suivre l'activité du pôle, planifier et organiser les réunions

Réserver et équiper les salles de réunion

Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre et orienter les demandes en l'absence du responsable

Gérer le planning des congés, absences, formations, RTT des agents

Gérer les stocks de fournitures et de matériels :passer les commandes, ranger les fournitures…, pour la direction

 

Réaliser l'accueil téléphonique et physique des agents, usagers et partenaires

Réceptionner, filtrer et réorienter les appels téléphoniques

Accueillir et informer les usagers et partenaires

Identifier les demandes, orienter vers le bon interlocuteur

Assurer un premier traitement des informations

Enregistrer et transcrire clairement les messages

 

Réceptionner, traiter, diffuser et classer les informations, dossiers, documents et courriers

Assurer la réception et le tri du courrier

Filtrer et réorienter les courriers électroniques

 

Réaliser les tâches de secrétariat et les travaux bureautiques

Effectuer la saisie et la frappe de courriers et documents divers

Mettre en forme les courriers et dossiers en appliquant la charte administrative

Mettre en forme et présenter des dossiers en appliquant la charte graphique

Préparer les dossiers administratifs

 

Compétences professionnelles et techniques attendues :

Connaissance des missions, de l’organisation et du fonctionnement de la collectivité

Connaissance des partenaires de la collectivité

Connaissance des règles de syntaxe, de grammaire, d’orthographe et du vocabulaire

Connaissances en bureautique : Word, Excel, Powerpoint, Outlook

Connaissance des applications métier : GEDélibération

Connaissance des chartes administrative et graphique de la collectivité

Capacité à accueillir, écouter et renseigner les usagers

Capacité à filtrer et orienter les demandes

Capacité à appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre

Capacité à organiser, maîtriser la gestion du temps et prioriser les activités

Capacité à communiquer par écrit et par oral avec efficacité

Capacité d’analyse, de synthèse et rédactionnelle

Capacité à rendre compte de son activité

 

 

Qualités individuelles :

Discrétion

Capacité d’écoute

Réactivité

Savoir s’affirmer

Capacité d’adaptation

Autonomie

Esprit d’initiative

 

Renseignements :  Jérôme LABORIE, chef du pôle Gérontologie et Handicap - Tél : 05 65 53 44 30

Merci d’adresser votre candidature avant le 22 octobre 2018 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative + dernières fiches d’évaluation) à :

 

Monsieur le Président du Département du Lot,

DRH - avenue de l’Europe - Regourd

BP 291 - 46005 CAHORS CEDEX 9

Mel : drh@lot.fr