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Travailler au Département du Lot
1 Assistant de direction et assemblées – Référent courrier (H/F) - CDD

Le Département du Lot recrute par voie contractuelle 1 Assistant de direction et assemblées – Référent courrier (H/F) - CDD de 6 mois

Quotite de travail : 100 % ; Résidence administrative : Cahors

Mission : Vous assistez la directrice générale adjointe des Services dans l’exercice de ses fonctions en assurant l’action administrative. Vous suivez des dossiers administratifs et collaborez à l’organisation générale de la direction. Vous participez à la préparation des instances (en particulier les assemblées).

Vous assurez le fonctionnement de l'activité courrier du Département. Vous gérez les désignations au sein des instances ou la collectivité est représentée. Vous veillez au bon fonctionnement du dispositif d'astreinte.

 

Activités principales:

  • Participer à l’organisation générale de la structure   

Suivre l’activité et les projets de la direction, planifier les réunions

Assister la directrice générale adjointe dans l’organisation et le management de la direction

Gérer l’agenda de la directrice générale adjointe

Organiser les déplacements de la directrice générale adjointe

Assurer la gestion, la relecture et le contrôle des parapheurs de la DGA SGAT

                                                                                                                                            

  • Réaliser l’accueil téléphonique et physique des usagers et des partenaires

Réceptionner, filtrer et réorienter les appels téléphoniques

Assurer un premier traitement des informations

Enregistrer et transcrire clairement les messages

                                                                                                                                            

  • Réceptionner, traiter, diffuser et classer les informations, dossiers, documents et courrier

Assurer la réception et le tri du courrier arrivé

Filtrer et réorienter les courriers électroniques

Trier, classer et archiver les documents            

                                                                                                                                            

  • Réaliser les tâches de secrétariat et les travaux bureautiques           

Effectuer la saisie et la frappe de courriers, documents divers

Mettre en forme les courriers et dossiers en appliquant la charte documentaire 

                                                                                                                                            

  • Participer aux instances et à la préparation des instances

Convoquer les élus aux séances du conseil départemental, réunions de la commission permanente, commissions intérieures et autres instances

Participer aux instances et le cas échéant prendre le relai de la coordinatrice assemblée dans une perpective de continuité de service. Relever et saisir les états de présence.

Convoquer les personnalités aux séances du conseil départemental et commissions intérieures et autres instances

Assurer le suivi et la diffusion des documents de présentation nécessaires aux commissions intérieures et séances du conseil départemental

Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunion (hors PV assemblée)

Diffuser les dossiers sur les Ipad élus/directeurs

 

  • Piloter le fonctionnement de l'activité courrier

Veiller au bon fonctionnement de l’activité courrier (supervision du tri des documents entrants y compris courrier réservé du DGS, contrôle des enveloppes non ouvertes, traitement des anomalies et réexpédition, vérification des navettes externes et internes et des retours navettes). Relever et traiter les boites mails Département et DG.

 

  • Veiller au bon fonctionnement du dispositif d'astreinte

Assurer la mise à jour des classeurs

Collecter les données, envoyer le mail hebdomadaire aux directeurs

Assurer le suivi des interventions

 

Compétences professionnelles et techniques attendues :

Bac +2 Droit ou Assistant de gestion PME-PMI

Connaissance des missions, de l’organisation et du fonctionnement de la collectivité                          

Connaissance des partenaires de la collectivité

Connaissances en bureautique : Word, Excel, Outlook 

Capacité à filtrer et orienter les demandes

Capacité à organiser, maîtriser la gestion du temps et prioriser les activités      

Capacité d’analyse, de synthèse et rédactionnelle        

Capacité à communiquer par écrit et par oral avec efficacité

Capacité d’analyse, de synthèse et rédactionnelle

Capacité à appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre

Capacité à rendre compte        

                                                                                                                                

Qualités individuelles :

Esprit d’initiative

Disponibilité et réactivité

Discrétion

Capacité d’adaptation

Savoir s’affirmer

 

Renseignements : Didier DENIS, Directeur adjoint des Affaires générales,  tél. : 05.65.53.43.30

Merci d’adresser votre candidature avant le 16 octobre 2020 à :

(lettre de motivation + CV)

Département du Lot

Monsieur le Président du Département du Lot,

DRH - avenue de l’Europe - Regourd

BP 291 - 46005 CAHORS CEDEX 9

Mel : drh@lot.fr