Le Département du Lot recrute par voie statutaire ou à défaut contractuelle son Assistant de direction à la direction des Solidarités départementales (H/F) - Catégorie B de la filière administrative

Mission & contexte :

La solidarité est une mission phare du Département qui apporte aide et soutien aux personnes les plus vulnérables : le revenu de solidarité active, la prestation de compensation du handicap et l’aide personnalisée à l’autonomie en sont autant d’exemples très concrets.

Sous la responsabilité de la directrice des Solidarités départementales, vous assistez la direction dans l'exercice de ses fonctions en assurant l'action administrative. Vous réalisez les travaux de secrétariat ainsi que le recueil, la réception et la diffusion des informations et des documents. Vous suivez des dossiers administratifs et collaborez à l'organisation générale de la direction.

Activités principales :

• Participer à l’organisation générale de la direction

Suivre l’activité de la direction, planifier les réunions       

Assister le responsable dans l’organisation et le management de la direction

Gérer les agendas du directeur et du directeur adjoint    

Organiser les déplacements du directeur et du directeur adjoint  

Gérer les stocks de fourniture et de matériels : passer les commandes, ranger les fournitures pour la direction

• Réaliser l’accueil téléphonique et physique des usagers et partenaires        

Réceptionner, filtrer et réorienter les appels téléphoniques

Enregistrer et transcrire clairement les messages

Assurer un premier traitement des informations 

Assurer la permanence du directeur et du directeur adjoint                                                                                                                                   

• Réceptionner, traiter, diffuser et classer les informations, dossiers, documents et courriers

Assurer la réception et le tri du courrier  

Filtrer et réorienter les courriers électroniques    

Assurer la gestion et le contrôle des parapheurs 

Trier, classer et archiver les documents 

Assurer la diffusion des courriers et documents dématérialisés aux élus                                                                                                                                              

• Réaliser les tâches de secrétariat et les travaux bureautiques           

Effectuer la saisie et la frappe de courriers et documents divers              

Mettre en forme les courriers et dossiers en appliquant la charte documentaire    

Préparer les ordres du jour de réunions 

Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus de réunions   

Rédiger des courriers                                                                                                                                           

• Participer à la préparation des instances délibératives          

Centraliser les rapports pour validation  

Lire et contrôler les rapports du Conseil départemental, des Commissions permanentes et Commissions intérieures                                                                                                                                         

Effectuer les modifications nécessaires

Pour en savoir plus sur le poste

Contacter Laurence ALIDOR, directrice des Solidarités départementales, 05 65 53 44 01

Ce poste vous intéresse ?

Merci d’adresser votre candidature avant le 30 mai 2022 à :

Profil recherché :

Titulaire d’un Bac+2 minimum en secrétariat, vous faites preuve d’une grande capacité d’organisation, de gestion du temps et de priorisation des activités. Vous savez communiquer par écrit et par oral avec efficacité et appréhender le contexte et les enjeux de la direction.

 Fort d’une expérience dans ce domaine, vous faites preuve de capacité d’adaptation, d’esprit d’initiative, de discrétion, de disponibilité et de réactivité.