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Travailler au Département du Lot
Assistant de la direction des Bâtiments et des Moyens généraux - F/H

Contexte et Mission

La Direction des Bâtiments et Moyens généraux, est composée de 4 services (Travaux bâtiments, Grands projets bâtiments, Gestion immobilière et Logistique, Atelier des véhicules et engins) et 102 agents. Elle met en œuvre les orientations stratégiques en matière de gestion du patrimoine (80 bâtiments, 20 collèges, flottes de 600 véhicules et engins) et de services transversaux (accueil, logistique, régie…).

Au sein de cette direction, vous :

  • assistez le directeur et le directeur adjoint dans l'exercice de leurs fonctions en assurant l'action administrative,
  • réalisez les travaux de secrétariat ainsi que le recueil, la réception et la diffusion des informations et des documents,
  • suivez des dossiers administratifs et collaborez à l'organisation générale de la direction et de ses services.

Activités principales :

·        Participer à l’organisation générale de la direction        

Suivre l’activité de la direction, planifier et organiser les réunions   

Gérer l’agenda du directeur et du directeur adjoint, organiser leurs déplacements

Gérer le planning des congés, absences, formation, RTT des agents

Assurer le suivi administratif de dossiers (portefeuille des opérations SDAIL, fiches d'intervention bâtiment et logistique   …)      

·        Réaliser l’accueil téléphonique et physique des usagers et partenaires           

Réceptionner, filtrer et réorienter les appels téléphoniques

Enregistrer et transcrire clairement les messages, assurer un premier traitement des informations

Assurer la permanence du directeur et du directeur adjoint

·        Réceptionner, traiter, diffuser et classer les informations, dossiers, documents et courriers       

Assurer la réception et le tri du courrier arrivée, filtrer et réorienter les courriers électroniques  

Assurer la gestion et le contrôle des parapheurs      

Trier, classer et archiver les documents       

·        Réaliser les tâches de secrétariat et les travaux bureautiques 

Effectuer la saisie et la frappe de courriers et documents divers

Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunions       

Préparer et traiter des dossiers administratifs           

Collecter des données, produire des statistiques et des tableaux de bord              

·        Participer à la préparation des instances délibératives

Centraliser, contrôler et effectuer les modifications des rapports du Conseil départemental, des Commissions permanentes et Commissions intérieures                     

Identifier les priorités et les échéances et rappeler les informations importantes

Accompagner les assistantes administratives de la direction (partager les expériences, capitaliser, identifier les axes d'amélioration…)

Profil

Titulaire d’un Bac+2 et/ou d’une expérience significative en gestion administrative, vous faites preuve d’une grande capacité d’organisation, de gestion du temps et de priorisation des activités. Vous savez communiquer par écrit et par oral avec efficacité et appréhender le contexte et les enjeux d’une direction.

Vous savez faire preuve de capacité d’adaptation, d’esprit d’initiative, de discrétion, de disponibilité et de réactivité.

Votre plus ? Votre connaissance de l’environnement territorial

Pour en savoir plus sur le poste, contacter Sylvie BERNARD, directrice des Bâtiments et Moyens généraux : Tél. 05 65 53 41 70.

Ce poste vous intéresse ?

Postuler avant le 15 février 2022