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Travailler au Département du Lot
Assistant(e) de la direction générale des services - H/F

Le Département du Lot recrute par voie statutaire (à défaut contractuelle) un assistant(e) de la direction générale des services - H/F - Catégorie B de la filière administrative de la fonction publique territoriale

Quotité de travail : 100%

Résidence administrative : CAHORS

Mission :
Porteur de projets de territoire au côté des acteurs locaux, le Département du Lot s’engage chaque jour auprès de chacun des 173 800 habitants du territoire.
Notre collectivité, qui mobilise 1 300 agents engagés en faveur du service public, entretient proximité et relations humaines dans un fonctionnement qui allie transversalité, efficacité et esprit d’équipe.
Pour accompagner les grandes mutations de notre société, nous portons des valeurs telles que le respect et le souci constant de l’intérêt général.

En tant qu’assistant(e) de la direction générale, vous avez un rôle clé dans le fonctionnement de la collectivité et êtes l’interface privilégiée des interlocuteurs internes et externes pour le compte du directeur général des services.
Grâce à votre expertise dans les domaines organisationnels et d'administration, vous contribuez à un fonctionnement optimal de la collectivité.

Profil recherché
De formation supérieure (Bac+2), vous justifiez d'une expérience significative dans la gestion administrative avec une connaissance de l’environnement territorial et une forte appétence pour le service public.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et disposez de solides aptitudes rédactionnelles.

Rigoureux(se) et autonome, votre sens du relationnel, votre polyvalence, votre capacité à évaluer les situations, les analyser pour ajuster votre positionnement seront des atouts pour votre réussite à ce poste.

Votre plus ?
Doté(e) d'une forte capacité d'adaptation et de communication, vous savez entretenir et créer des liens de confiance avec des interlocuteurs variés.

Activités :
•    Assurer l'assistance du directeur général des Services et contribuer à l'assistance de la directrice générale adjointe RH, Attractivité et Modernisation
Assister le directeur général des Services dans l’organisation et le management de la direction    
Gérer l’agenda du directeur général des Services    
Optimiser la gestion de son activité et proposer des améliorations
Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure    
Assurer l'interface auprès des divers interlocuteurs    
Organiser les déplacements du directeur général des Services    
Assister la directrice générale adjointe RH, Attractivité et Modernisation : agenda, préparation de dossiers, mise en forme de comptes-rendus de réunions, organisation des déplacements…
                                                
•    Participer à l’organisation générale de la direction et contribuer à un fonctionnement optimal de la collectivité
Suivre l’activité et les projets de la direction, planifier les réunions    
Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions
Identifier les priorités et les échéances et rappeler les informations importantes         
Assurer le suivi des procédures et décisions administratives     
Préparer et suivre le budget de la direction générale en lien avec le service comptabilité    
Prendre en charge le suivi complet de quelques dossiers
Animer le réseau des assistantes de direction (les réunir, partager les expériences, capitaliser, identifier les axes d'amélioration…)    
                                                
•    Réaliser l’accueil téléphonique et physique des usagers et des partenaires    
Réceptionner, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
Assurer un premier traitement des informations        
Enregistrer et transcrire clairement les messages
Assurer la permanence du directeur général des Services    
                                                
•    Réceptionner, traiter, diffuser et classer les informations, dossiers, documents et courriers
Assurer la réception et le tri du courrier arrivé    
Assurer la gestion et le contrôle des parapheurs    
Filtrer et réorienter ou traiter les courriers électroniques    
Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
Rechercher et vérifier la validité des informations
Rédiger des courriers, des notes de synthèse     
Trier, classer et archiver
                                                
•    Réaliser les tâches de secrétariat et les travaux bureautiques    
Effectuer la saisie et la frappe de courriers et documents divers    
Mettre en forme les courriers et dossiers en appliquant la charte documentaire    
Préparer les ordres du jour de réunions    
Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus de réunions    
                                                
•    Suivre la gestion des instances délibératives    
Participer à l'élaboration du calendrier semestriel des réunions de la commission permanente, des séances du conseil départemental et des réunions des commissions intérieures
Suivre les rapports et délibérations présentés en séances du conseil départemental, en réunions de la commission permanente et des commissions intérieures    
Participer aux instances délibératives     

Compétences professionnelles et techniques
Connaissances en droit administratif et droit des collectivités locales
Connaissances en bureautique : Word, Excel, Powerpoint, Outlook    
Capacité à filtrer et orienter les demandes
Capacité à organiser, maîtriser la gestion du temps et prioriser les activités
Capacité à communiquer par écrit et par oral avec efficacité     
Capacité d’analyse, de synthèse et rédactionnelle     
Capacité à appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre    
Capacité à rendre compte    

Pour en savoir plus sur le poste
Delphine MARCOS, Adjointe au directeur général des Services, Tél : 05.65.53.40.60

Pour poser candidature
Adressez votre lettre de motivation et votre CV (+ pour les fonctionnaires, dernier arrêté de situation administrative et entretiens d’évaluation des 3 dernières années) à adresser avant le 15 octobre 2021 à recrutementCD46@lot.fr