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Travailler au Département du Lot
Chargé d’accueil - H/F

Le Département du Lot recrute par voie statutaire un Chargé d’accueil - H/F - Catégorie C de la filière administrative de la fonction publique territoriale

Quotité de travail : 100%

Résidence administrative : CAHORS

Mission

Le service Logistique et Achat est un service support à destination de l’ensemble des services de la collectivité, dont le rôle consiste à gérer au mieux les moyens et services transversaux nécessaires au fonctionnement interne de la collectivité.

Au sein de ce service, vous accueillez, orientez et renseignez le public sur le site de Regourd, occasionnellement sur le site de Bessières. Vous représentez l'image de la collectivité et contribuez à la gestion des ressources de la collectivité.

 

Profil recherché

Vos qualités personnelles et aptitudes ?

Réactif, discret, aimable, souriant, doté d’un esprit d’initiative et d’aptitudes relationnelles, vous aimez le travail en équipe et avez une très bonne maitrise de la langue française.

 

Activités principales

  • Accueillir, orienter et renseigner le public sur le site et par téléphone

Accueillir le public avec amabilité, le renseigner et l'orienter, l'accompagner si nécessaire

Identifier les demandes, leur degré d'urgence et mettre en relation avec le bon service ou interlocuteur 

Comprendre les demandes et les reformuler

Prendre des messages et les transmettre au(x) destinataire(s)

Renseigner le public sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité

Connaître l'activité du site, le planning de la journée et les réunions organisées 

Gérer les situations difficiles ou conflictuelles, être à l'écoute, faire preuve d'empathie avec le public   

Assurer la transmission des informations avec les autres agents d'accueil, la régie ou le gardien          

Recenser les entreprises intervenant sur le site 

                                                                                                                                            

  • Gérer les ressources mises à disposition des agents

Gérer les ressources par l'intermédiaire du logiciel RESA (véhicules, réservation salles de réunions, divers équipements)                                                                                                                                            

Remettre et réceptionner les clés des véhicules ou équipements réservés

                                                                                                                                            

  • Gérer les inscriptions et participer au bon fonctionnement du site

Distribuer et collecter le courrier dans les directions du site      

Participer aux inscriptions à diverses manifestations organisées par la collectivité

Participer aux inscriptions au restaurant administratif    

Gérer l'ouverture des accès (portail)     

Contrôler le défibrillateur du site           

                                                                                                                                            

  • Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation et d'information

Mettre à disposition du public sur l'ensemble des sites un fonds de documentation actualisé relatif à la collectivité                                                                                                                                       

Assurer la veille sur l'actualité de l'information de la collectivité en lien avec le service Communication

Gérer la vitrine d'affichage légal (ordre du jour de la Commission permanente et du Conseil départemental)

Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services       

Gérer la mise à disposition pour consultation du public du recueil des actes administratifs en partenariat avec la cellule juridique

 

Compétences professionnelles et techniques

Connaissance des compétences, du champ d'intervention et de l’environnement institutionnel d’une collectivité territoriale

Connaissance des partenaires de la collectivité

Connaissance du fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'internet  

Connaissance des techniques d'écoute            

Connaissances en bureautique : Word, Excel, Outlook, Intranet

Connaissance des techniques de recherche documentaire        

Capacité à gérer l'agressivité  en situation d'accueil      

Capacité à communiquer par écrit et par oral avec efficacité     

 

Conditions de travail particulières

Amplitude horaire possible de 8 h à 18 h avec des variations hebdomadaires pour répondre à la continuité du service  

Contact

Emilie BRARD, Chef du service Logistique et Achat au 05.65.53.41.76

Candidatures

Lettre de motivation + CV à adresser avant le 22 janvier 2021 à :

Monsieur le Président du Département du Lot,

DRH - avenue de l’Europe - Regourd

BP 291 - 46005 CAHORS CEDEX 9

Mel : drh@lot.fr