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Le Département du Lot recrute par voie statutaire un Chargé d’accueil - H/F - Catégorie C de la filière administrative de la fonction publique territoriale
Quotité de travail : 100%
Résidence administrative : CAHORS
Mission
Le service Logistique et Achat est un service support à destination de l’ensemble des services de la collectivité, dont le rôle consiste à gérer au mieux les moyens et services transversaux nécessaires au fonctionnement interne de la collectivité.
Au sein de ce service, vous accueillez, orientez et renseignez le public sur le site de Regourd, occasionnellement sur le site de Bessières. Vous représentez l'image de la collectivité et contribuez à la gestion des ressources de la collectivité.
Profil recherché
Vos qualités personnelles et aptitudes ?
Réactif, discret, aimable, souriant, doté d’un esprit d’initiative et d’aptitudes relationnelles, vous aimez le travail en équipe et avez une très bonne maitrise de la langue française.
Activités principales
- Accueillir, orienter et renseigner le public sur le site et par téléphone
Accueillir le public avec amabilité, le renseigner et l'orienter, l'accompagner si nécessaire
Identifier les demandes, leur degré d'urgence et mettre en relation avec le bon service ou interlocuteur
Comprendre les demandes et les reformuler
Prendre des messages et les transmettre au(x) destinataire(s)
Renseigner le public sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Connaître l'activité du site, le planning de la journée et les réunions organisées
Gérer les situations difficiles ou conflictuelles, être à l'écoute, faire preuve d'empathie avec le public
Assurer la transmission des informations avec les autres agents d'accueil, la régie ou le gardien
Recenser les entreprises intervenant sur le site
- Gérer les ressources mises à disposition des agents
Gérer les ressources par l'intermédiaire du logiciel RESA (véhicules, réservation salles de réunions, divers équipements)
Remettre et réceptionner les clés des véhicules ou équipements réservés
- Gérer les inscriptions et participer au bon fonctionnement du site
Distribuer et collecter le courrier dans les directions du site
Participer aux inscriptions à diverses manifestations organisées par la collectivité
Participer aux inscriptions au restaurant administratif
Gérer l'ouverture des accès (portail)
Contrôler le défibrillateur du site
- Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation et d'information
Mettre à disposition du public sur l'ensemble des sites un fonds de documentation actualisé relatif à la collectivité
Assurer la veille sur l'actualité de l'information de la collectivité en lien avec le service Communication
Gérer la vitrine d'affichage légal (ordre du jour de la Commission permanente et du Conseil départemental)
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Gérer la mise à disposition pour consultation du public du recueil des actes administratifs en partenariat avec la cellule juridique
Compétences professionnelles et techniques
Connaissance des compétences, du champ d'intervention et de l’environnement institutionnel d’une collectivité territoriale
Connaissance des partenaires de la collectivité
Connaissance du fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'internet
Connaissance des techniques d'écoute
Connaissances en bureautique : Word, Excel, Outlook, Intranet
Connaissance des techniques de recherche documentaire
Capacité à gérer l'agressivité en situation d'accueil
Capacité à communiquer par écrit et par oral avec efficacité
Conditions de travail particulières
Amplitude horaire possible de 8 h à 18 h avec des variations hebdomadaires pour répondre à la continuité du service
Contact
Emilie BRARD, Chef du service Logistique et Achat au 05.65.53.41.76
Candidatures
Lettre de motivation + CV à adresser avant le 22 janvier 2021 à :
Monsieur le Président du Département du Lot,
DRH - avenue de l’Europe - Regourd
BP 291 - 46005 CAHORS CEDEX 9
Mel : drh@lot.fr