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F.A.Q. Associations
FAQ : questions/réponses concernant les associations
FONCTIONNEMENT ADMINISTRATIF

Comment créer et déclarer une association ?

  1. Rédiger des statuts et les proposer aux personnes intéressées
  2. Organiser une assemblée générale constitutive avec toutes les personnes qui décident de s’engager dans le projet, pour approuver les statuts, puis procéder, s’il y a lieu, aux élections prévues par les statuts.
  3. Rédiger un procès-verbal de cette assemblée générale constitutive, précisant les personnes élues et leurs responsabilités.
  4. Déposer une demande de création :
    • Soit directement en ligne via le téléservice dédié Service Public / Association
    • Soit à la préfecture de Cahors (cerfa 13973*03)
    • La demande sera accompagnée d’un exemplaire des statuts, du procès-verbal de l’assemblée générale constitutive et de la déclaration des personnes en charge de l’administration de l’association (cerfa 13971*03).

Lors de la déclaration en préfecture, l'association reçoit automatiquement un numéro d'inscription au répertoire national des associations (RNA).

Une fois l’extrait de parution au JO reçu, l’association peut :

  • Ouvrir un compte en banque
  • Souscrire une assurance en responsabilité civile
  • Demander un numéro de SIRET à l’INSEE.

Comment obtenir ou retrouver le numéro SIRET de mon association ?

Une association doit demander son immatriculation au répertoire SIRENE lorsqu'elle remplit au moins l'une des conditions suivantes :

  • elle souhaite demander des subventions publiques
  • elle envisage d'employer des salariés
  • elle exerce des activités qui conduisent au paiement de la TVA

Pour faire une demande, l’association doit s’inscrire sur le site lecompteasso.associations.gouv.fr et faire sa demande, accompagnée d'une copie de l'extrait paru au JOAFE et d’une copie des statuts. L'association reçoit un certificat d'inscription à conserver. Il n'est pas délivré de duplicata en cas de perte.

Quels sont les rôles du Président, du trésorier et du secrétaire ?

Le-la président-e : il-elle est le-la représentant-e légal-e de l’association et représente l’association en justice et dans tous les actes de la vie civile. Il-elle anime l’association, coordonne les activités, dirige l’administration de l’association, préside l’assemblée générale.

Le-la vice-président-e remplace le-la président-e en cas d’empêchement de ce-cette dernier-ière.

Le-la trésorier-ière a pour mission de gérer les finances et tenir la comptabilité de l’association. Il-elle tient les livres de comptabilité, encaisse les recettes, règle les dépenses, propose le budget, prépare le compte de résultat et le bilan en fin d’exercice. Il-elle doit en rendre compte auprès de l’ensemble des adhérents lors de l’assemblée générale, ainsi que chaque fois que le conseil d’administration en fait la demande.

Le-la secrétaire assure la correspondance de l’association, tient à jour les fichiers des adhérents-es, archive les documents importants. Il-elle établit les comptes-rendus des réunions, veille à centraliser et conserver les documents administratifs.

Comment mettre à jour les informations relatives à mon association ? (Membres du CA, titre, objet, siège social, dissolution, etc.)

Pour déclarer toutes les modifications de siège social, de dirigeants, de nom, d’objet ou de contenu des statuts à la préfecture via le document cerfa 13972*02, ou directement en ligne via le téléservice Service public / Associations.
Il faut envoyer également les comptes-rendus d’assemblée générale et de conseil d’administration correspondant.

 Quelles sont les instances dirigeantes au sein de mon association ?

La loi 1901 ne donne pas d’indication sur le fonctionnement et l’organisation des associations. Elle ne préconise aucune règle particulière concernant la composition, le fonctionnement ou la dénomination des organes de l’association. Les seules exigences sont d’avoir au moins un.e représentant.e légal.e et une gestion désintéressée.

L’assemblée générale (AG) décide de la politique de l’association et qui prend les grandes décisions et orientations.
Elle se réunit habituellement une fois par an. Elle fait le bilan de l’année écoulée tant en termes d’activités qu’en termes financiers et se prononce sur les projets.

Le conseil d’administration est une émanation de l’assemblée générale, c’est une instance qui doit gérer l’association jusqu’à la prochaine assemblée générale selon le mandat qui a été adopté par cette assemblée générale.
C’est un lieu de réflexion, de proposition, de décision. Les membres du conseil d’administration reçoivent une délégation de l’assemblée générale pour gérer les affaires courantes et pour assurer le bon fonctionnement de l’association.

Le bureau regroupe l’ensemble des membres du conseil d’administration (CA) qui ont une fonction particulière : président-e, secrétaire, trésorier-ière et adjoint-es ou co-président-es.
Dans les petites associations, le bureau peut se confondre avec le conseil d’administration. Selon les dispositions statutaires, il peut être élu directement par l’AG ou par le CA.

VALEURS

Qu’est-ce que la loi 1901 ?

La création d’une association se place sous le signe de la liberté : celle de se regrouper pour prendre collectivement une initiative. Les associé-es se retrouvent autour de valeurs communes et définissent ensemble un socle de constitution de l’association qu’ils écrivent dans les statuts. Tant que les adhérent-es se reconnaissent dans les valeurs initiales, ce socle perdure, au-delà de la présence des membres fondateurs.

Selon la loi 1901, ce socle est constitué de 4 éléments fondateurs :

  1. La définition d’un objet pour l’association.
  2. La réunion d’au moins deux personnes partageant le projet.
  3. La liberté de mettre en commun des connaissances et des activités.
  4. La gestion désintéressée : les dirigeant.e.s de l'association sont des bénévoles et ne sont pas intéressés financièrement par les buts de l'association. De même, les membres ne peuvent en aucun cas améliorer leur patrimoine personnel.

Quelles sont les valeurs de laïcité que mon association s’engage à respecter ?

Le contrat d’engagement républicain a été mis en place par la loi du 24 août 2021 confortant le respect des principes de la République.

La loi n°2021-1109 du 24 août 2021 confortant le respect des principes de la République oblige les associations et les fondations à souscrire un contrat d’engagement républicain dès lors qu’elles souhaitent obtenir un agrément d’Etat, une subvention publique ou accueillir un jeune en service civique. Aux termes de ce contrat, les associations devront s’engager à respecter les principes de liberté, d’égalité, de fraternité, à ne pas remettre en cause le caractère laïque de la République et à s’abstenir de toute action portant atteinte à l’ordre public.

MOYENS HUMAINS

Puis-je faire appel à des salariés ?

Recrutées par les représentant.e.s élu.e.s ou par les salarié.e.s mandaté.e.s, pour une mission déterminée, ces personnes sont rémunérées sous forme de salaire.

Puis-je faire appel à des bénévoles ?

Les bénévoles ne sont pas forcément adhérent.e.s à l'association mais soutiennent de manière ponctuelle les membres lors d’actions spécifiques. Ils.elles s’y investissent de manière volontaire et à titre gratuit.

Qu’est-ce que le volontariat ?

A la fois distinct du bénévole et du salarié, le.la volontaire s’engage dans une mission d’intérêt général, d’une manière formelle (par contrat), pour une durée limitée.

En contrepartie de cet engagement, il.elle perçoit une indemnité de subsistance qui n’est pas assimilable à un salaire (le volontariat est dérogatoire au Code du travail). Par ailleurs, le contrat de volontariat n’implique pas de lien de subordination.

COMPTABILITE

Les associations doivent-elles tenir une comptabilité ?

Les associations doivent impérativement tenir une comptabilité, dont le degré et la nature seront fonction de la taille de l’association, de la source de ses financements (subvention, prêt bancaire, don,), de son activité et enfin de l’exercice, ou non, d’une activité lucrative.

Ainsi selon la taille de l’association, les dirigeants tiendront soit une comptabilité de trésorerie (suivi chronologique des encaissements et des décaissements), soit une comptabilité d’engagements, dans le but de rendre compte aux sociétaires, aux partenaires, aux financeurs, de l’utilisation d’une cotisation, d’une libéralité (subvention, apport, don, etc).

Par ailleurs, toute association qui reçoit une subvention est tenue de produire ses budgets et ses comptes à l’organisme qui accorde la subvention.

L’arrêté du 11 octobre 2006 définit les règles de présentation des comptes-rendus financiers des organismes de droit privé (dont les associations font partie). Ce compte-rendu financier, obligatoire pour les associations bénéficiant de subventions, permet d’attester du bon emploi du financement perçu et doit comporter deux documents :

  • Un tableau (charges directes, indirectes et produits), avec mise en avant des écarts entre le prévisionnel et le réalisé.
  • Une annexe en deux parties : la première commente les clefs de répartition des charges indirectes et les écarts entre le prévisionnel et le réalisé. La seconde analyse l’action (déroulement, rapport résultat sur objectifs).

Ce compte-rendu doit être déposé dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice pour lequel la subvention a été attribuée et doit présenter « la description des opérations comptables qui attestent de la conformité des dépenses effectuées à l’objet de la subvention ».

Le fait de devoir justifier des charges directes et des clefs de répartition des charges indirectes nécessitera de mettre en place des moyens d’identification des enregistrements comptables affectés à chaque action ou secteur d’activité (voir Cerfa 15059*01).

Quels sont les documents comptables à renseigner ?

Au quotidien :

La comptabilité de trésorerie :
Toutes les entrées et les sorties d’argent sont enregistrées au jour le jour surtout s’il y a une caisse. Toutes les informations sont mentionnées : les dates, les numéros de chèques, le débiteur ou le créditeur, l’affectation ou l’origine, le numéro de la pièce justificative (facture) et le numéro ou date des relevés bancaires. Cela permet d’avoir une explication sur tout mouvement d’argent. En comptabilité toute dépense quel que soit son montant doit être justifiée par une pièce. Les pièces sont classées et numérotées. Ce numéro est reporté sur le cahier d’enregistrement et le talon du chéquier. Afin d’établir une bonne concordance, les justificatifs doivent comporter la date de règlement ainsi que le numéro de chèque s’il y a lieu.

De manière annuelle :

Un budget est nécessairement prévisionnel. Il se présente avec une colonne de charges et une colonne de produits, et doit être équilibré, c’est-à-dire qu’il ne fait apparaître ni déficit, ni excédent. Il est généralement établi pour un an et il traduit en termes financiers l’ensemble des projets de l’association.
Il est également nécessaire d’établir le budget de chaque opération qui fait l’objet d’une demande de subvention. Il s’élabore suivant les mêmes règles que le budget annuel. ATTENTION, une fois émis dans un dossier de subvention, c’est le même budget qui doit être utilisé ensuite. On ne peut pas écrire un budget différent en fonction du subventionneur qu’on sollicite.

Le Compte de résultat récapitule les charges et les produits liés à un exercice. On commence un exercice (une année) avec un budget, c’est-à-dire une prévision des charges et des produits.
À la fin de l’année, lorsque toutes les opérations ont été réalisées, on récapitule l’ensemble de ces opérations par chapitre. La différence entre l’ensemble des charges et des produits fait apparaître un résultat. Ce résultat peut être un déficit si les charges sont supérieures aux produits, ou un excédent dans le cas contraire.
Le compte de résultat doit se présenter sous une forme normalisée en appliquant le plan comptable. La lecture de plusieurs comptes de résultats permet une analyse financière, et permet aussi d’établir le budget suivant avec plus de finesse. À la fin de l’exercice, l’ensemble des comptes de charges et de produits est soldé par le résultat de l’exercice. Ce résultat (excédent ou déficit) est reporté au bilan. Le bilan garde ainsi en mémoire le cumul de tous les exercices depuis la création de l’association.

Quelles sont les obligations en matière de contrôle des comptes ?

"Toute association, œuvre ou entreprise ayant reçu une subvention pourra être soumise au contrôle des délégués de la collectivité qui l’a accordée. L’association est tenue dans l’année en cours de fournir, à l’autorité qui a mandaté la subvention, une copie certifiée de son budget ainsi que tous les documents faisant connaître les résultats de son activité". (Décret-loi du 30 octobre 1935, toujours en vigueur).
Ensuite la loi du 6 février 1992 (loi Joxe) a mis en place un dispositif destiné à assurer une plus grande transparence dans les relations entre associations et collectivités territoriales.
Par ailleurs, la loi anti-corruption du 29 janvier 1993 (loi Sapin) dispose que "toute association ayant perçu annuellement de l’État, de ses établissements publics ou des collectivités locales une subvention dont le montant est fixé par décret (...) est tenue de nommer un commissaire aux comptes et un suppléant". Ce montant est de 153 000€ depuis le 1er janvier 2006 (ce seuil peut être atteint par une ou plusieurs subventions cumulées).
Enfin, les associations d’une "certaine taille" (article 27 de la loi du 1er mars 84) doivent nommer
un-e commissaire aux comptes et un suppléant.
Le décret du 6 juin 2001 pris pour l’application de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des
citoyen-nes dans leurs relations avec les administrations prévoit un dépôt des comptes de résultat, bilan, rapport d’activité et conventions en préfecture dès lors que le financement par les autorités administratives dépasse 153 000€.

Comment demander une subvention ?

Avant même de remplir le dossier, il faut formaliser le projet.
Il est nécessaire de bien identifier :

  • Les ressources du projet ou de l’action : objectifs, publics visés, contenu, partenaires, conditions financières, impacts attendus.
  • Les atouts de l’association
  • Les besoins
  • Les perspectives.

Lors du dépôt de la demande, le projet pour lequel une subvention est demandée devra être exposé et justifié :

  • Statuts de l'association
  • Composition du bureau
  • Numéro de SIRET
  • Rapport d'activité de l'année précédente
  • Bilan financier de l’année précédente
  • Relevé d’identité bancaire
  • Contrat d’engagement républicain
  • Tout autre document nécessaire au traitement de la demande

Chaque organisme qui octroie des subventions répartit son enveloppe budgétaire selon des critères qui lui sont propres.