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Travailler au Département du Lot
Secrétaire (H/F)

Le Département du Lot recrute par voie statutaire ou à défaut par voie contractuelle 1 Secrétaire (H/F) - Catégorie C, filière administrative

Quotite de travail : 100 % ; Résidence administrative : Cahors

Mission : Au sein du service Atelier des véhicules et engins départementaux (AVED), vous collaborez à l’organisation générale de l'AVED et de l'ERS (équipe routière spécialisée). Vous assurez l'accueil et l'orientation des usagers et partenaires, la réception et la diffusion du courrier, des informations et documents. Vous participez à la gestion administrative des ressources humaines et réalisez les tâches administratives et les travaux bureautiques pour l'atelier de mécanique et pour l'ERS. Vous participez au suivi de la flotte.

Activités :

  • Réaliser l’accueil téléphonique et physique des usagers et partenaires        

Accueillir et informer les usagers et partenaires

Identifier les demandes, orienter vers le bon interlocuteur

Assurer un premier traitement des informations

Réceptionner, filtrer et réorienter les appels téléphoniques

Enregistrer et transcrire clairement les messages          

                                                                                                                                            

  • Réceptionner, traiter, diffuser et classer les informations, dossiers, documents et courriers

Assurer la réception et le tri du courrier

Filtrer et réorienter les courriers électroniques

Assurer la gestion et le contrôle des parapheurs

                                                                                                                                            

  • Participer à l’organisation générale de la structure   

Gérer les stocks de fournitures et de matériels : passer les commandes, ranger les fournitures

Collecter des données, produire des statistiques et des tableaux de bord

Organiser différents contrôles des matériels (ponts, banc de contrôle…)

                                                                                                                                            

  • Participer à la gestion administrative des ressources humaines       

Gérer le planning des congés, absences, formations, RTT

Suivre les frais de déplacements et heures supplémentaires

Gérer les accidents du travail               

                                                                                                                                            

  • Réaliser les tâches administratives et les travaux bureautiques                    

Vérifier et saisir la main d'œuvre des ordres de réparations dans le logiciel dédié

Clôturer les ordres de réparation

Organiser les différents contrôles des véhicules (extincteurs, CT, passage mines, climatisation)

Assister les encadrants de proximité dans l'organisation de l'atelier de mécanique

Apporter une aide administrative dans le suivi des commandes de pièces détachées et travaux de sous-traitance

Réaliser la saisie des activités d'exploitation dans le logiciel métier OSEER

Enregistrer les lettres de commandes

 

  • Participer au suivi de la flotte

Mettre à jour la taxe à l'essieu

Mettre à jour les dossiers relatifs aux véhicules en particulier les transferts

Préparer et suivre les dossiers pour l'intégration dans la flotte des véhicules neufs et les mises à la réforme des véhicules

Saisir dans le logiciel métier les kilomètres des véhicules et engins

Organiser la distribution des carnets de bords (reprographie, distribution par service, pointage retour et analyse)

Gérer les mouvements de la flotte relatifs au contrat d'assurance

Distribuer annuellement les attestations d'assurance

 

Compétences professionnelles et techniques attendues :

Connaissance en bureautique : Word, Excel, Powerpoint, Outlook

Capacité à accueillir, écouter et renseigner les usagers

Capacité à organiser, maîtriser la gestion du temps et prioriser les activités

Capacité à communiquer par écrit et par oral avec efficacité

Capacité à rendre compte de son activité                                                                               

 

Qualités individuelles :

Sens du service public

Discrétion        

Capacité d’écoute et de dialogue                                                                                                       

Rigueur et réactivité

Capacité d’adaptation

Esprit d’initiative

Autonomie

Dynamisme

                                                                                             

Pour tout renseignement, contacter Charles-Henri Dutoit, responsable du service AVED (Tel : 05 65 53 50 55)

 

Merci d’adresser votre candidature avant le 11 septembre 2020 à :

(lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative + dernières fiches d’évaluation)

 

Monsieur le Président du Département du Lot,

DRH - avenue de l’Europe - Regourd

BP 291 - 46005 CAHORS CEDEX 9

Mel : drh@lot.fr